Qué hay que tener en cuenta para Eventos en Verano

eventos

Sí, en verano parte del mundo se ralentiza, pero los eventos siguen.

Vamos a hablar de los eventos en verano. Para organizar un evento en verano hay que tener en cuenta muchos detalles ya que entre otras muchas cosas, las temperaturas aumentan considerablemente, las celebraciones pasan a realizarse más al aire libre y puede salir un evento top o por el contrario puede convertirse en un evento “agobiante”.

Hay que tener en cuenta:

  • El Horario, la temperatura y el espacio.

Lo más probable es que durante el día, el calor llegue a ser insoportable sobre todo si hablamos de zonas de interior. Por tanto, es conveniente establecer el evento en horario de tarde-noche que ya las temperaturas empiezan a bajar y refresca el ambiente.

Si el evento es al aire libre y vas a ofrecer un aperitivo/cena, es importante tener en cuenta lo que esto supone:

Cuidar el tipo de comida que se va a dejar al exterior tipo bufé, hay comida que se estropea, que no está buena recalentada o que, como los embutidos, “sudan”.

Otro inconveniente, es que parecen insectos molestos (como mosquitos, moscas, aludas, etc). Tenlo en cuenta si la zona de celebración, está rodeada de mucha vegetación. Picaduras, moscas a la comida, aludas que molestan a los invitados… Sí parece una tontería, pero puede convertirse en algo realmente desagradable.

Opciones: puedes disponer sprays anti-mosquitos a modo de “Kit” para invitados, cubrir la comida con “Cubre Alimentos”, etc.

Es importante también, establecer un menú que case con la época del año en la que estamos celebrando el evento, por lo que no deberán ser comidas pesadas, muy calientes o de “cuchareo”.

Otra cosa que puede ocurrir en un evento exterior es que haga viento. Si este es leve, no pasa nada incluso puede aliviar el calor. Si el viento es fuerte, sí puede crear cierta incomodidad sobre todo si el espacio es muy abierto o si hemos decorado y utilizamos materiales de poco peso, que cuando menos lo esperemos pueden caerse. Fíjalo todo bien, protege a tus invitados y evita situaciones incómodas.

Por otro lado, recuerda la importancia de la iluminación. Crea un ambiente mágico pero donde se vean las caras, ni muy tenue ni con un alumbrado que produzca destellos.

Y por supuesto, deja bien previsto una gran cantidad de refrigerios, tipo refrescos, limonadas, cócteles, etc. bien fríos para que los invitados estén constantemente hidratados (si queda a su mano, mucho mejor que si tienen que esperar al servicio de catering, si es que lo tienes).

Por último, resaltar que obviamente, un evento al aire libre, cuidado, bien decorado y siendo muy minuciosos en los detalles, puede llegar a resultar realmente espectacular.

Si el evento es en interior el problema de la temperatura, los insectos y la comida, no lo vamos a encontrar pero, no sería la primera vez que un espacio o salón de celebraciones, se queda sin luz, porque no tiene capacidad de corriente eléctrica suficiente para abastecer aire acondicionado, alumbrado, cocina, etc.

Esto también parece obvio, pero en el último año he ido a numerosos eventos, y en casi el 10% de ellos, esto ha ocurrido. Y dejar a los invitados, en un salón cerrado, con altas temperaturas y donde hay que elegir entre poner el aire acondicionado o que siga funcionando la cocina, es verdaderamente embarazoso por no hablar de incómodo y desagradable. Así que, tenlo en cuenta.

Es importante, que el salón se encuentre independiente a la cocina, para que los olores no penetren y tampoco lo haga la breve humareda que pueda producirse mientras se cocina.

Que el evento sea en interior, no implica que nadie vaya a salir al exterior. Habilita siempre zonas adicionales si es posible: para fumadores, zonas de descanso tipo chill-out, programa fuera la barra libre o sobremesa (si la temperatura lo permite) y decóralo con el mismo mimo que el resto.

  • Invitados

Como siempre, clave en que tu evento sea triunfal o no. Hacerlos sentir lo mejor posible, es una de las misiones principales de la organización de un evento.

Establece una etiqueta que sea apta y adecuada para el evento que se celebra.

Si durante el evento se prevén altas temperaturas, va a ser al aire libre y no lo requiere, no exijas a los invitados una etiqueta excesivamente formal, porque entonces puedes contar desde el principio con invitados incómodos y muy acalorados. Si el evento se celebra en interior, entonces la etiqueta formal sí puede ser asumida con más normalidad y comodidad.

Hay que tener siempre en cuenta el rango de edad. Si tienes previsto un aperitivo o cena tipo cóctel, cuenta con establecer al menos mesas de apoyo (altas) para que los invitados puedan apoyarse mientras comen y sillas para las personas de más edad. Si no haces esto último, seguramente esas personas sean las que primero se vayan de tu evento, por cuestiones básicas de salud y menos resistencia.

Si lo haces en interior, lo normal es tener una buena disposición de mesas y sillas, previamente protocolizadas y organizadas, de forma que los invitados puedan acomodarse sin problema y sin darle “demasiadas vueltas”.

Tener detalles con los invitados siempre es un punto a tu favor. Para paliar temperaturas, regalar pai-pais, abanicos y pañuelos para hombres y mujeres; regalar protectores de tacón para que las mujeres no se hundan en el césped, etc. Siempre te lo agradecerán.

En definitiva, como cualquier otro evento, tener en cuenta los detalles es imprescindible para que nuestro evento sea todo un éxito. La infografía que te dejo, es mucho más gráfica y explica exactamente lo mismo que hemos comentado en este post.

Si prefieres evitar complicaciones y organizar tu evento con una ayuda profesional para que no se escape nada, puedes contar conmigo.

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión /  Cambiar )

Google photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google. Cerrar sesión /  Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión /  Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión /  Cambiar )

Conectando a %s